یک تحلیل شغل، فرآیندی برای جمع آوری اطلاعات در مورد وظایف، مسئولیت ها، مهارت های مورد نیاز، خروجی ها، و محیط کاری مربوط به یک شغل مشخص می باشد. هر چه شما اطلاعات بیشتری از این فرآیند به دست آورید، شرح شغل (بیانیه هایی که وظایف، مسئولیت ها، مهارت ها و روابط مربوط به یک شغل را شرح می دهند) بهتری را ارائه خواهید کرد که در واقع شرح شغل یک نتیجه مستقیم از تحلیل شغل است.

بیشتر بخوانید: چگونه شرایط احراز شغل را بنویسیم؟

اگر شما تحلیل شغل را به درستی انجام ندهید، ممکن است قادر به پرداخت حقوق کارکنان خود در موعد مقرر نباشید یا این که افرادی را استخدام کنید که مهارت مورد نیاز شما برای شغل مورد نظر را نداشته باشند.

گام های انجام دادن تحلیل شغل

۱- مسئولیت های شغلی کارکنان را مرور کنید

خیلی مهم است که شما حتماً از کارکنان خود سوال کنید که هر روزه به انجام چه کاری مشغول هستند و به صورت کلی چه می کنند. مشخصاً، منابع انسانی و مدیریت (خصوصاً مدیران ارشد) نمی دانند که اعمال روز به روز هر شغل شامل چه کارهایی هستند. اگر از شما خواستند که مسئولیت های حال حاضر خود را برای انجام یک تحلیل شغل بنویسید، کامل توضیح دهید. تنها با گفتن «من گزارش های ماهیانه آماده می کنم» این توضیح کامل نیست، بلکه باید بگویید «داده ها را از شش ساختمان مختلف جمع آوری می کنم، با استفاده از یک فایل Access شخصی سازی شده که خودم آن را ساخته ام صحت داده ها و اطلاعات را بررسی می کنم و غیره». اگر شما توضیحات را بیش از حد مختصر ارائه کنید، ممکن است فکر کنند که شما این گزارشات را تنها با فشردن یک کلید تولید کرده اید.

۲- نمونه های مشابه را تماشا کنید

در اینترنت جستجو کنید و نمونه های شرح شغل آنلاین و آفلاین را که در آن ها شغل های مشابه هایلایت شده اند، مشاهده کنید. در حالی که شما قصد کپی کردن اطلاعات مربوط به شرح شغل یک کمپانی دیگر را ندارید، ولی نگاه کردن به چندین شرح شغلی در وب سایت های مختلف به شما کمک خواهد کرد تا بتوانید برای خودتان یک شرح شغل خوب بنویسید.

۳- نیاز سازمانی را در نظر داشته باشید

وظایف، تکالیف، و مسئولیت هایی را که یک کارمند باید برای شغل خودش انجام دهد، تجزیه و تحلیل کنید: همه شغل های موجود در یک سازمان بهینه سازی نشده اند. ممکن است وظایف انجام نشده و یا پروژه هایی وجود داشته باشند که شما مجبور باشید آن ها را از یک بخش به بخش دیگری از سازمان منتقل کنید. زمانی که تحلیل شغل را انجام می دهید، حتماً نیازهای کمپانی را در نظر داشته باشید. آنگاه با کمک مدیریت کمپانی، وظایف مناسب را نیز به تحلیل شغل خود اضافه کنید تا تمامی وظایف شما بهینه شوند.

۴- با کمپانی هایی که دارای شغل های مشابهی هستند، اطلاعات را به اشتراک بگذارید

گاهی برخی از کمپانی ها به راحتی اطلاعات مربوط به شرح شغل خود را با کمپانی های دیگر به اشتراک می گذارند. همچنین تعدادی از کمپانی ها وجود دارند که در مورد حقوق کارکنان نظرسنجی هایی را انجام می دهند، بنابراین شما می توانید اطلاعات مربوط به حقوق کارکنان خود را با این کمپانی ها به اشتراک بگذارید. اما، این این کمپانی ها علاوه بر این می توانند به شما کمک کنند تا به صورت دقیق پی ببرید که چه چیزهایی را در شرح شغل خود بگنجانید.

۵- مهم ترین نتایج هر شغل را بیان کنید

گاهی شما در سازمان خود به اندازه ای مشغول به انجام وظایف می شوید که فراموش می کنید چه نتیجه ای را نیاز داشته اید. برای مثال، شما نیاز به یک گزارش داشته باشید، تمامی مراحل مربوط به جمع آوری و رسیدگی کردن به داده ها بدون انجام تجزیه و تحلیل نهایی و گزارش پایانی، بی فایده خواهند بود.

همواره نوشتن شرح شغل ها را سرلوحه کار خود قرار دهید. زمانی که شما با هدف استخدام کردن یا ارتقاء دادن اعضای سازمان، حقوق کارکنان و جبران خسارت ها را مورد بررسی قرار می دهید، و همچنین زمانی که یک شغل را مورد بررسی قرار می دهید تا مطمئن شوید که این شغل در رسیدن به اهداف سازمان به شما کمک خواهد کرد، در نهایت به این نتیجه خواهید رسید که شرح شغل یکی از مهم ترین کارهایی است که باید در هر سازمان انجام شود.

بیشتر بخوانید: در چه شرایطی باید به ترک شغل فکر کنیم؟