برنامه ریزی کردن عامل اصلی موفقیت در زندگی است و باعث استفاده بهینه از زمان در کارهای مختلف خواهد شد. اما همواره شما در برنامه ریزی کردن با چالش هماهنگ کردن کارها و ایجاد تعادل میان وظایف مختلف رو به رو هستید بنابراین بهتر است اصولی چگونگی برنامه ریزی را بیاموزید.

بیشتر بخوانید: پرسشنامه برنامه ریزی استراتژیک

برنامه ریزی کردن نیاز به نظم در زندگی دارد و بدون نظم برنامه ریزی کردن معنا نخواهد داشت. بنابراین بسیاری از گام های مربوط به برنامه ریزی با منظم شدن مشترک هستند. در اینجا ما چند گام مورد نیاز برای برنامه ریزی کردن را به شما معرفی می کنیم:

1. زمان در دسترس خود را شناسایی کنید

در ابتدا شما باید تعیین کنید که برای انجام کاری چه قدر زمان در دست دارید. برای مثال، اگر هدف شما ارتقای شغلی است، شاید مجبور باشید بیش از تعداد ساعات کاری، در محیط کار بمانید. بنابراین، با توجه به هدفی که دارید، زمان در دسترس را تعیین کرده و به گام بعدی بروید.

2. وظایف ضروری را برنامه ریزی کنید

برخی وظایف ضروری هستند که باید آن ها را انجام دهید زیرا شما را بر حسب انجام این کارها قضاوت می کنند. برای مثال، اگر شما افرادی را مدیریت می کنید حتماً باید زمان کافی را برای رسیدگی به مشکلات تیم، راهنمایی آن ها و نظارت بر عملکرد آن ها صرف کنید. بنابراین وظایف ضروری در برنامه ریزی در اولویت هستند.

3. فعالیت های با اولویت بالا را در برنامه قرار دهید

پس از قرار دادن وظایف ضروری که به شما محول شده اند، حال نوبت به قرار دادن فعالیت های با اولویت بالا در جدول برنامه ریزی شما رسیده است. همواره سعی کنید این فعالیت ها را زمانی از روز که بیشترین انرژی را دارید برنامه ریزی کنید. این کار به شما کمک می کند تا چیزی را فراموش نکنید.

4. مدت زمانی را در برنامه به کارهای اضطراری تخصیص دهید

بسته به این که شغل شما به چه صورت باشد، باید در برنامه ریزی خود زمانی را برای انجام کارهای غیرقابل پیش بینی در نظر بگیرید. اگر این کار را انجام دهید، دیگر انجام کارهای غیرقابل پیش بینی به نظم شما در کار آسیبی وارد نخواهند کرد و شما به راحتی همه کارهای خود را انجام خواهید داد.

5. فعالیت های خود را تجزیه و تحلیل کنید

اگر به عنوان مثال مدتی با انجام دادن این برنامه ریزی متوجه شدید که زمانی برای انجام کارهای ضروری برای شما باقی نمانده است، باید به گام اول بازگردید و از خود سوال کنید که آیا همه کارهای وارد شده در این برنامه ضروری هستند؟ در صورتی که برنامه شما فشرده است، تعدادی از کارهای غیرضروری را از آن کنار بگذارید.

در پایان توجه داشته باشید که این ۵ گام، گام های کلی برای برنامه ریزی کردن هستند. مثلاً برنامه ریزی روزانه، هفتگی، ماهانه و … وجود دارند که بسته به نیاز شما، باید یکی را انتخاب کنید و یا از همه آنها استفاده کنید. اگر برنامه ریزی شما روزانه است، سعی کنید همواره در شب قبل کارهای خود را برنامه ریزی کنید تا کارهای مهم را فراموش نکنید. همچنین هرگز به برنامه ریزی ذهنی اکتفا نکنید و سعی کنید بر روی کاغذ برنامه خود را برای روز آینده یادداشت نمایید.

بیشتر بخوانید: نگرش سیستمی چیست؟