زمانی که شما در مورد نحوه استخدام کردن کارکنان خود و نوع کارهایی که این کارکنان باید در سازمان شما انجام دهند، با یک مشاور متخصص در زمینه نیروی انسانی مشورت می کنید، همه چیز راحت و آسان به نظر می رسد، اما باید به طور دقیق و مشخص بدانید که در آینده این کارمند برای شما چه کاری را باید انجام دهد. در مقاله نحوه نوشتن شرایط احراز شغل را بررسی می کنیم.

بیشتر بخوانید: در چه شرایطی باید به ترک شغل فکر کنیم؟

شرایط احراز شغل یعنی چه؟

شرایط احراز شغل اصطلاحی برای تشریح کردن یک جای خالی (پست بلاتصدی) و همچنین مسئولیت ها و اهداف فرد مشغول در این پست، مورد استفاده قرار می گیرد. با توجه به این تعریف، در دست داشتن یک لیست بی نقص و کامل از شرایط احراز شغل برای جذب نیروهای کارآمد ضروری می باشد.

کاربردهای نوشتن شرایط احراز شغل در سازمان

اگر خصوصیات و شرایط احراز شغل کاملی را در سازمان خود تهیه کنید، به راحتی می دانید که به دنبال چه نیرویی و با چه ویژگی هایی برای استخدام در سازمان باشید، همچنین این کار به قسمت نیروی انسانی و هیئت جذب سازمان شما کمک می کند تا کاندیداهای مناسبی را از میان متقاضیان برای مصاحبه انتخاب کنند. به این وسیله، می توانید نیازهای سازمانی خود را ارزیابی کنید و بهترین گزینه را در میان متقاضیان برای وظایف مورد نظر خود برگزینید.

زمانی که این شرایط احراز شغل را آماده کردید، می توانید از آن استفاده کنید تا به سرعت سوابق کاری متقاضیان را بررسی کنید و همچنین لیستی از سوال هایی را آماده کنید که باید در مصاحبه با متقاضیان از آن ها پرسیده شود.

به صورت کلی، شرایط احراز شغلی متشکل از موارد زیر است:

1. عنوان بخش و عنوان شغل

2. محدوده حقوق و دستمزد پرداختی

3. مختصری از شرح شغل

4. اهداف جایگاه خالی مورد نظر

5. مهارت های مشخص و تعیین شده جایگاه

   • مهارت های نرم (ویژگی های فردی، شخصیتی و مهارت های اجتماعی و هوش هیجانی و خلاقیت در هر فرد هستند).

شاید به نظر برسد که همه افراد نیاز به این مهارت ها دارند، اما این گونه نیست. به  عنوان مثال، یک مدیر مالی یا یک انباردار باید مهارت های اجتماعی پایین تری داشته  باشند و در عوض شخصیت دقیق و نسبتاً خشکی داشته باشند.

1. • مهارت های تخصصی و سخت:

برای مشخص شدن این مهارت ها باید از فردی که کار مورد نظر یا کار مشابهی را انجام می دهد و یا از سرپرس شغل مورد نظر کمک بگیریم.

1. • مهارت های عمومی:

مانند تایپ کردن، کار کردن با آفیس، ایمیل زدن، نوشتن گزارش ها و … از جمله مهارت های عمومی هستند.

هر مقدار که شما در بیان نیاز های خود در سازمان دقیق تر عمل کنید، به همان میزان نیز جویندگان کار (متقاضیان) راحت تر می توانند بفهمند که از آن ها چه چیزی می خواهید و چه کارهایی را باید انجام دهند تا برای جایگاه شغلی مورد نظر شایسته تر باشند. شما باید دقیقاً تعیین کنید که به دنبال چه دسته از افرادی برای استخدام هستید، به این طریق بعد از این که متقاضیان شایسته ای را برای شروع کار مورد نظر انتخاب کردید با مشکلی مواجه نخواهید شد.

در نظر داشته باشید که اطلاعات مبهم در شرایط احراز شغلی مشکلاتی را برای شما ایجاد خواهد کرد و در این صورت کارکنان قبل از موعد مقرر سازمان را ترک می کنند زیرا به این نتیجه رسیده اند که شغل مورد نظر، ایده آل های آن ها را در خود ندارد. یا این که اگر این اطلاعات گمراه کننده یا مبهم باشند، شما خود را سرزنش خواهید کرد زیرا در این صورت کارمند شما به خوبی از شرایط احراز شغل مطلع نشده و یا آن ها را نفهمیده است.

بیشتر بخوانید: پرسشنامه فرسودگی شغلی